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(別紙1~別表第1事務管理業務 1基幹事務 (2) 出納(乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合))
別紙1・別紙2
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別紙1
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定額委託業務費の構成は一様ではないので、内訳明示の方法を3つ例示している。
別紙2
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定額委託業務費以外の業務費については、各々独立性を有する業務ごとに業務費を計上することとしている。
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別表第1事務管理業務 1基幹事務
(1) 管理組合の会計の収入及び支出の調定
①
収支予算案の素案の作成
甲の事業年度開始の◯月前までに、甲の会計区分に基づき、甲の次年度の収支予算案の素案を作成し、甲に提出する。
②
収支決算案の素案の作成
甲の事業年度終了後◯月以内に、甲の会計区分に基づき、甲の前年度の収支決算案(収支報告書及び貸借対照表。)の素案を作成し、甲に提出する。
③
収支状況の報告
乙は、毎月末日までに、前月における甲の会計の収支状況に関する書面の交付を行うほか、甲の請求があったときは、甲の会計の収支状況に関する報告を行う。なお、あらかじめ甲が当該書面の交付に代えて電磁的方法による交付を承諾した場合には、乙は、当該方法による交付を行うことができる。
コメント
①
マンション管理業者が管理組合の出納業務の全部を受託していない場合においては、収入及び支出の調定についても、マンション管理業者が受託した出納業務に係る範囲で行うものとする。
②
収支予算案の素案及び収支決算案の素案の報告期限は、個々の状況や甲の総会の開催時期等を考慮し、管理組合の運営上支障がないように定めるものとする。
③
会計の収支状況に関する書面として、収支状況及び収納状況が確認できる書面の作成が必要である。
④
電磁的方法による交付は、国土交通省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則(平成17年国土交通省令第26号)第11条に規定する方法により行うものとする。また、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行令(平成17年政令第8号)第2条の規定に基づき、あらかじめ、甲に対し、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、書面又は電磁的方法による承諾を得なければならない。
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別表第1事務管理業務 1基幹事務
(2) 出納(保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)
①
甲の組合員が甲に納入する管理費、修繕積立金、専用使用料その他の金銭(以下「管理費等」という。)の収納
一
甲の管理規約等の定め若しくは総会決議、組合員名簿若しくは組合員異動届又は専用使用契約書に基づき、組合員別の一月当たりの管理費等の負担額の一覧表(以下「組合員別管理費等負担額一覧表」という。)を甲に提出する。
二
組合員別管理費等負担額一覧表に基づき、毎月次号に定める預金口座振替日の◯営業日前までに、預金口座振替請求金額通知書を、◯◯銀行に提出する。
三
甲の組合員の管理費等の収納は、甲の管理規約第◯条に定める預金口座振替の方法によるものとし、毎月◯日(当該日が金融機関の休業日に当たる場合はその翌営業日。)に、甲の組合員の口座から甲の収納口座に振り替えし、④の事務を行った後その残額を、当該管理費等を充当する月の翌月末日までに、甲の保管口座に移し換える。
収納口座 ○○銀行○○支店
保管口座 ○○銀行○○支店
四
乙は、以下の保証契約を締結する。
イ 保証する第三者の名称 ○○○○
ロ 保証契約の名称 ○○○○
ハ 保証契約の内容
a 保証契約の額及び範囲 ◯◯◯◯
b 保証契約の期間 ◯◯◯◯
c 更新に関する事項 ◯◯◯◯
d 解除に関する事項 ◯◯◯◯
e 免責に関する事項 ◯◯◯◯
f 保証額の支払に関する事項 ◯◯◯◯
②
管理費等滞納者に対する督促
一
毎月、甲の組合員の管理費等の滞納状況を、甲に報告する。
二
甲の組合員が管理費等を滞納したときは、最初の支払期限から起算して◯月の間、電話若しくは自宅訪問又は督促状の方法により、その支払の督促を行う。
三
二の方法により督促しても甲の組合員がなお滞納管理費等を支払わないときは、乙はその業務を終了する。
③
通帳等の保管等
一
収納口座及び保管口座に係る通帳、印鑑等の保管者は以下のとおりとする。
イ 収納口座
通帳…乙(又は甲)
印鑑…乙(又は甲)
その他( )
ロ 保管口座
通帳…乙(又は甲)
印鑑…甲
その他( )
二
乙は、掛け捨て保険に限り甲の損害保険証券を保管する。なお、甲の請求があったときは、遅滞なく、当該保険証券を甲に提出する。
三
甲の管理費等のうち余裕資金については、必要に応じ、甲の指示に基づいて、定期預金、金銭信託等に振り替える。
④
甲の経費の支払い
乙は、甲の収支予算に基づき、甲の経費を、甲の承認の下に甲の収納口座から、又は甲の承認を得て甲の保管口座から支払う。
⑤
甲の会計に係る帳簿等の管理
一
乙は、甲の会計に係る帳簿等を整備、保管する。
二
乙は、前号の帳簿等を、甲の定期総会終了後、遅滞なく、甲に引き渡す。
コメント
①
甲と乙の双方の収納口座があるときは、甲の組合員の口座から管理費等を最初に収納する口座の名義が甲又は乙のいずれであるかによって(保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)又は(乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)のどちらに該当するのかを判断するものとする。また、甲の経費の支払をする収納口座の名義が甲以外の場合には、1(2)④を適宜修正するものとする。
②
出納業務として、各専有部分の水道料等の計算、収納を委託する場合は、本表に以下の規定を加えるものとする。
◯
甲の組合員等が甲に支払うべき水道料、冷暖房料、給湯料等(以下「水道料等」という。)の計算、収納
甲の管理規約等の定めに基づき、◯月ごとに、甲の組合員等別の水道料等を計算し、甲の管理規約第◯条に定める預金口座振替の方法により、甲の組合員等の口座から、甲の口座に振り替える。
③
乙は、甲から委託を受けて管理する管理組合の財産については、適正化法第76条の規定に則り、自己の固有財産及び他の管理組合の財産と分別して管理しなければならない。
④
乙が管理費等の収納事務を集金代行会社に再委託する場合は、1(2)①二及び三を以下のとおり記載するものとする。
◯二
組合員別管理費等負担額一覧表に基づき、毎月次号に定める預金口座収納日の○営業日前までに、預金口座振替請求金額通知書を、次の集金代行会社(以下「集金代行会社」という。)に提出する。
再委託先の名称 ○○○○
再委託先の所在地 ○○○○
◯三
甲の組合員の管理費等の収納は、甲の管理規約第○条に定める預金口座振替の方法によるものとし、毎月○日(当該日が金融機関の休業日に当たる場合はその翌営業日。以下「収納日」という。)に、甲の組合員の口座から集金代行会社の口座に振り替え、収納日の○営業日後に集金代行会社の口座から甲の収納口座に収納し、④の事務を行った後その残額を、当該管理費等を充当する月の翌月末日までに、甲の保管口座に移し換える。
収納口座 ○○銀行○○支店
保管口座 ○○銀行○○支店
⑤
適正化法施行規則第87 条第2項第1号ロに定める方法による場合は、1(2)①三を以下のとおり記載するものとする。
⑥
マンション管理業者は、甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合にあっては、次の要件を両方とも満たさない場合は、収納口座に収納される一月分の管理費等の合計額以上の額につき、有効な保証契約を締結していることが必要なことから、保証契約の内容等を記載するものとする。なお、「有効な保証契約」とは、マンション管理業者が保証契約を締結していなければならないすべての期間にわたって、適正化法規則第87 条第3項に規定する保証契約を締結していることが必要であるとの趣旨である。したがって、管理委託契約の契約期間の途中で保証契約の期間が満了する場合には、当該保証契約の更新等をしなければならない。
⑦
1(2)①四ハのdからfの項目は、保証契約書等を添付することにより、これらが確認できる場合は記載を省略することができる。
⑧
マンション管理業者が、本契約書第10 条第1項に基づく管理費等の滞納者に対する督促を行う場合は、その旨記載するものとする。
⑨
滞納者に対する督促については、マンション管理業者は組合員異動届等により管理組合から提供を受けた情報の範囲内で督促するものとする。なお、督促の方法(電話若しくは自宅訪問又は督促状)については、滞納者の居住地、督促に係る費用等を踏まえ、合理的な方法で行うものとする。また、その結果については滞納状況とあわせて書面で報告するものとする。
⑩
財産の分別管理の方法については、以下の方法の別に本表を作成するものとし、各方式の具体的な内容(集金代行会社委託、電子取引による決済等)を記載するものとする。
一
甲の収納・保管口座を設ける場合
二
保証契約を締結する必要のないときに甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合
三
乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合
四
保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合
⑪
適正化法施行規則第87 条第4項により、マンション管理業者が保管口座又は収納・保管口座に係る甲の印鑑、預貯金の引出用のカードその他これらに類するものを管理することは禁止されている。
⑫
マンション管理業者が損害保険証券を保管する場合については、適正化法施行規則第87 条に規定する有価証券の分別管理の規定に鑑み、掛け捨て型の保険契約に係る証券に限るものとする。
⑬
乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合における乙の収納口座からの支払、保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合における甲の収納口座からの支払については、乙は甲からの支払委託により包括的に承認を受けていると考えられる。なお、甲の保管口座から支払う場合及び保証契約を締結していないときの甲の収納口座から支払う場合は、甲の収納・保管口座を設ける場合と同様、個別に甲の承認を得て支払うことが必要となる。
⑭
甲の会計に係る帳簿等とは、管理費等の出納簿や支出に係る証拠書類等をいう。
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別表第1事務管理業務 1基幹事務
(2) 出納(乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)
①
甲の組合員が甲に納入する管理費、修繕積立金、専用使用料その他の金銭(以下「管理費等」という。)の収納
一
甲の管理規約等の定め若しくは総会決議、組合員名簿若しくは組合員異動届又は専用使用契約書に基づき、組合員別の一月当たりの管理費等の負担額の一覧表(以下「組合員別管理費等負担額一覧表」という。)を甲に提出する。
二
組合員別管理費等負担額一覧表に基づき、毎月次号に定める預金口座振替日の◯営業日前までに、預金口座振替請求金額通知書を、◯◯銀行に提出する。
三
甲の組合員の管理費等の収納は、甲の管理規約第◯条に定める預金口座振替の方法によるものとし、毎月◯日(当該日が金融機関の休業日に当たる場合はその翌営業日。)に、甲の組合員の口座から乙の収納口座に収納し、④の事務を行った後その残額を、当該管理費等を充当する月の翌月末日までに、甲の保管口座に移し換える。この場合、甲の保管口座に移し換えるまでの管理費等については、利息を付さない。
収納口座 ◯◯銀行◯◯支店
保管口座 ◯◯銀行◯◯支店
四
乙は、以下の保証契約を締結する。
イ 保証する第三者の名称 ◯◯◯◯
ロ 保証契約の名称 ◯◯◯◯
ハ 保証契約の内容
a 保証契約の額及び範囲 ◯◯◯◯
b 保証契約の期間 ◯◯◯◯
c 更新に関する事項 ◯◯◯◯
d 解除に関する事項 ◯◯◯◯
e 免責に関する事項 ◯◯◯◯
f 保証額の支払に関する事項 ◯◯◯◯
②
管理費等滞納者に対する督促
一
毎月、甲の組合員の管理費等の滞納状況を、甲に報告する。
二
甲の組合員が管理費等を滞納したときは、最初の支払期限から起算して◯月の間、電話若しくは自宅訪問又は督促状の方法により、その支払の督促を行う。
三
二の方法により督促しても甲の組合員がなお滞納管理費等を支払わないときは、乙はその業務を終了する。
③
通帳等の保管等
一
保管口座に係る通帳、印鑑等の保管者は以下のとおりとする。
通帳…乙(又は甲)
印鑑…甲
その他( )
二
乙は、掛け捨て保険に限り甲の損害保険証券を保管する。なお、甲の請求があったときは、遅滞なく、当該保険証券を甲に提出する。
三
甲の管理費等のうち余裕資金については、必要に応じ、甲の指示に基づいて、定期預金、金銭信託等に振り替える。
④
甲の経費の支払い
乙は、甲の収支予算に基づき、甲の経費を、甲の承認の下に乙の収納口座から、又は甲の承認を得て甲の保管口座から支払う。
⑤
甲の会計に係る帳簿等の管理
一
乙は、甲の会計に係る帳簿等を整備、保管する。
二
乙は、前号の帳簿等を、甲の定期総会終了後、遅滞なく、甲に引き渡す。
コメント
①
甲と乙の双方の収納口座があるときは、甲の組合員の口座から管理費等を最初に収納する口座の名義が甲又は乙のいずれであるかによって(保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)又は(乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合)のどちらに該当するのかを判断するものとする。また、甲の経費の支払をする収納口座の名義が乙以外の場合には、1(2)④を適宜修正するものとする。
②
出納業務として、各専有部分の水道料等の計算、収納を委託する場合は、本表に以下の規定を加えるものとする。
◯
甲の組合員等が甲に支払うべき水道料、冷暖房料、給湯料等(以下「水道料等」という。)の計算、収納
甲の管理規約等の定めに基づき、◯月ごとに、甲の組合員等別の水道料等を計算し、甲の管理規約第◯条に定める預金口座振替の方法により、甲の組合員等の口座から、甲の口座に振り替える。
③
乙は、甲から委託を受けて管理する管理組合の財産については、適正化法第76条の規定に則り、自己の固有財産及び他の管理組合の財産と分別して管理しなければならない。
④
乙が管理費等の収納事務を集金代行会社に再委託する場合は、1(2)①二及び三を以下のとおり記載するものとする。
◯二
組合員別管理費等負担額一覧表に基づき、毎月次号に定める預金口座収納日の○営業日前までに、預金口座振替請求金額通知書を、次の集金代行会社(以下「集金代行会社」という。)に提出する。
再委託先の名称 ◯◯◯◯
再委託先の所在地 ◯◯◯◯
◯三
甲の組合員の管理費等の収納は、甲の管理規約第◯条に定める預金口座振替の方法によるものとし、毎月◯日(当該日が金融機関の休業日に当たる場合はその翌営業日。以下「収納日」という。)に、甲の組合員の口座から集金代行会社の口座に振り替え、収納日の◯営業日後に集金代行会社の口座から乙の収納口座に収納し、④の事務を行った後その残額を、当該管理費等を充当する月の翌月末日までに、甲の保管口座に移し換える。この場合、甲の保管口座に移し換えるまでの管理費等については、利息を付さない。
収納口座 ◯◯銀行◯◯支店
保管口座 ◯◯銀行◯◯支店
⑤
適正化法施行規則第87 条第2項第1号ロに定める方法による場合は、1(2)①三を以下のとおり記載するものとする。
◯三
甲の組合員の修繕積立金の収納は、甲の管理規約第◯条に定める預金口座振替の方法によるものとし、毎月◯日(当該日が金融機関の休業日に当たる場合はその翌営業日。以下同じ。)に、甲の組合員の口座から甲の保管口座に振り替える。甲の組合員の管理費等(修繕積立金を除く。)の収納は、甲の管理規約第◯条に定める預金口座振替の方法によるものとし、毎月◯日に、甲の組合員の口座から乙の収納口座に収納し、④の事務を行った後その残額を、当該管理費等を充当する月の翌月末日までに、甲の保管口座に移し換える。この場合、甲の保管口座に移し換えるまでの管理費等(修繕積立金を除く。)については、利息を付さない。
収納口座 ◯◯銀行◯◯支店
保管口座 ◯◯銀行◯◯支店
⑥
収納口座を乙の名義とする場合は、収納口座に収納される一月分の管理費等の合計額以上の額につき、有効な保証契約を締結していることが必要なことから、保証契約の内容等を記載するものとする。なお、「有効な保証契約」とは、マンション管理業者が保証契約を締結していなければならないすべての期間にわたって、適正化法規則第87 条第3項に規定する保証契約を締結していることが必要であるとの趣旨である。したがって、管理委託契約の契約期間の途中で保証契約の期間が満了する場合には、当該保証契約の更新等をしなければならない。
⑦
1(2)①四ハのdからfの項目は、保証契約書等を添付することにより、これらが確認できる場合は記載を省略することができる。
⑧
マンション管理業者が、本契約書第10 条第1項に基づく管理費等の滞納者に対する督促を行う場合は、その旨記載するものとする。
⑨
滞納者に対する督促については、マンション管理業者は組合員異動届等により管理組合から提供を受けた情報の範囲内で督促するものとする。なお、督促の方法(電話若しくは自宅訪問又は督促状)については、滞納者の居住地、督促に係る費用等を踏まえ、合理的な方法で行うものとする。また、その結果については滞納状況とあわせて書面で報告するものとする。
⑩
財産の分別管理の方法については、以下の方法の別に本表を作成するものとし、各方式の具体的な内容(集金代行会社委託、電子取引による決済等)を記載するものとする。
一
甲の収納・保管口座を設ける場合
二
保証契約を締結する必要のないときに甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合
三
乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合
四
保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合
⑪
適正化法施行規則第87 条第4項により、マンション管理業者が保管口座又は収納・保管口座に係る甲の印鑑、預貯金の引出用のカードその他これらに類するものを管理することは禁止されている。
⑫
マンション管理業者が損害保険証券を保管する場合については、適正化法施行規則第87 条に規定する有価証券の分別管理の規定に鑑み、掛け捨て型の保険契約に係る証券に限るものとする。
⑬
乙の収納口座と甲の保管口座を設ける場合における乙の収納口座からの支払、保証契約を締結して甲の収納口座と甲の保管口座を設ける場合における甲の収納口座からの支払については、乙は甲からの支払委託により包括的に承認を受けていると考えられる。なお、甲の保管口座から支払う場合及び保証契約を締結していないときの甲の収納口座から支払う場合は、甲の収納・保管口座を設ける場合と同様、個別に甲の承認を得て支払うことが必要となる。
⑭
甲の会計に係る帳簿等とは、管理費等の出納簿や支出に係る証拠書類等をいう。
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